翌月に発行する請求書を前倒しで作ってみよう

1.はじめに

請求書を作ってみようでは、基本的な請求書の作成方法を紹介しました。
ここでは応用として、年始やGW等で 月初におこなう請求書作成業務の時間が取れないため、前倒しで前月中に請求書を作成しておきたい場合の作成方法を紹介します。 

なお、本Tipsの手順を試される際は、検証環境がある場合には、検証環境での実施を推奨しています。

2.完成イメージ

まず、本Tipsのゴールとなる請求書の完成イメージ(未承認時)を図示します。
下の2つの図はそれぞれ、出力対象の設定を変更する前後の請求書で、出力される日付や請求明細の内容が異なっています。

このゴールを目指して請求書を作成していきましょう。

変更前
変更後

3.事前準備

請求書作成を進める前に、 請求書に使用する各種データを登録しておく必要があります。 

ここでは、以下の内容が事前に登録されていることを前提に説明をしていきます。

請求品目売上品目テナントタグ請求元情報オーナービル区画テナント契約実績

請求品目の登録方法については、請求品目を個別に登録するをご参照ください。

名称
月額賃料
共益費
敷金
電気代

売上品目の登録方法については、品目を個別に登録するをご参照ください。

品目 請求品目 計上月 請求月 課税・非課税
月額賃料 月額賃料 利用月 利用月の前月 課税
共益費 共益費 利用月 利用月の前月 課税
敷金 敷金 利用月 利用月 非課税
電気代 電気代 利用月 利用月の翌月 課税

テナントタグの登録方法については、テナントタグを登録するをご参照ください。
テナントタグは、請求書を自動請求設定で作成する際に特定のテナントを指定するためのタグ付け・目印の役割を果たします。(参考:請求書を作ってみよう「4.請求書作成」)

名称
請求書Tips

請求元情報の登録方法は、発行・請求元を登録するをご参照ください。

なお、入金口座がテナント固有の仮想口座の場合等、 他の請求書と請求元情報(請求元金融機関)が異なる場合には、テナントの請求元情報に設定をおこないます。 「テナント」タブの説明をご参照ください。

以下の項目以外の必須項目は、任意の値を設定します。

名称
デフォルト発行・請求元(サンプル)

オーナーの登録方法については、オーナーを個別に登録するをご参照ください。

項目 内容
オーナー 請求書Tipsオーナー

ビルの登録方法については、ビルを個別に登録するをご参照ください。

以下の項目以外の必須項目は、任意の値を設定します。

項目 内容
ビル名 請求書Tipsビル
オーナー 請求書Tipsオーナー

区画の登録方法については、ビルの区画を個別に登録するをご参照ください。

以下の項目以外の必須項目は、任意の値を設定します。

項目 内容
ビル 請求書Tipsビル
区画 1F
階数 1
貸出可否 貸出可能
月額賃料 100000
売上品目(月額賃料) 月額賃料
月額共益費 50000
売上品目(月額共益費) 共益費
敷金 200000
売上品目(敷金) 敷金

テナントの登録方法については、テナントを個別に登録するをご参照ください。
テナントへのテナントタグ登録方法については、テナントにテナントタグを登録するをご参照ください。

テナント情報をもとに請求元情報等を設定する条件に当てはまる場合、テナントに登録した請求元情報が請求書に出力されます。

以下の項目以外の必須項目は、任意の値を設定します。
操作手順を試される場合、メールアドレスには受信可能なご自身のメールアドレスを設定してください。

項目 内容
テナント名 請求書Tipsテナント
入居ビル 請求書Tipsビル
請求先情報ー宛名 請求書Tipsテナント
テナントタグ 請求書Tips

契約の登録方法については、契約を作成するをご参照ください。
契約を登録・承認すると、自動で実績が作成されます。承認後は作成された実績に誤りがないかご確認ください。

以下の項目以外の必須項目は、任意の値を設定します。区画選択後、賃料等の各金額は自動で入力されます。

項目 内容
ビル 請求書Tipsビル
入居テナント 請求書Tipsテナント
契約開始日 2020/08/01
契約終了日 2021/07/31
区画 1F

実績の一括登録方法については、実績を一括で登録するをご参照ください。

項目 内容
売上日 T2020-07-01
オーナー 請求書Tipsオーナー
ビル 請求書Tipsビル
区画 1F
テナント名 請求書Tipsテナント
売上品目 電気代
単価 20000
利用数 1
支払方法 請求書
利用内容 電気代

4.請求書作成

それでは、請求書を作成していきましょう。
本Tipsでは自動請求設定を使用して請求書作成をしていきます。請求書を作ってみようでも自動請求設定を使用しましたが、そのままの設定で当月中に請求書を作成した場合、翌月に発行すべき内容ではない請求書が作成されてしまいます。
そこで、いくつか設定を変更し正しい内容にあわせた請求書を作成していきます。詳細な自動請求設定の作成方法については、自動請求設定を作成するをご参照ください。

自動請求設定で以下の内容を設定していきます。

ここがポイント

Tips「請求書を作ってみよう」の設定から、以下の点を変更します。
実行条件の請求月:「当月」⇒「翌月
請求の請求書発行月:「当月」⇒「翌月
請求の支払期限月:「翌月」⇒「翌翌月

1.自動実行2.実績条件3.請求4.確認5.完了
項目 内容
名称 請求書Tips
担当グループ 自身が所属している担当グループ
担当グループについては、担当グループを設定するをご参照ください。
請求作成実行日 毎月 第1営業日
請求作成実行時刻 00:00開始
ステータス 無効

この設定で、「毎月第1営業日の00:00から」請求書作成をおこなう設定ができました。なお、自動実行されるのは、ステータスを「有効」にした場合となります。

請求月に「翌月」を設定します。

項目 内容
請求月 翌月
テナントタグ 請求書Tips
ビル 請求書Tipsビル
支払方法/
支払ステータス/
売上品目
全選択
売上品目数が多い場合、スクロールした下部にボタンがあります。

この設定で、テナントタグ「請求書Tips」が登録されているテナントの、「請求書Tipsビル」の、請求月が「翌月」となっている実績をもとに、請求書作成をおこなうような設定ができました。
当月が2020年7月で請求書作成をおこなう場合、請求月が2020年8月の請求書を作成する設定となります。

 各チェックボックスの項目は、新規登録された項目があっても、自動でチェックを入れません。 
  項目を追加した場合は、自動請求設定の編集で追加項目にチェックを入れてください。

請求書発行月に「翌月」、支払期限月に「翌翌月」を設定します。

以下の項目以外の必須項目は、任意の値を設定します。

項目 内容
請求元 デフォルト発行・請求元(サンプル)
請求元の登録方法は、発行・請求元を登録するをご参照ください。
請求先 各【テナント】
「各【テナント】」選択時は、以下のFAQをご参照ください。
FAQ:請求書の請求先や請求元にはどの情報が反映されますか
請求書発行月 翌月
請求日 10日
支払期限月 翌翌月
支払期限日 末日
承認依頼メール送信 自動的に承認依頼メールを送信しない
帳票雛形 請求書

この設定で、「各テナントごと」の請求先が記載された、「翌月の10日」発行、「翌翌月末日」支払期限の請求書を、「請求書」の雛形で「請求元」から発行される設定ができました。
当月が2020年7月で請求書作成をおこなう場合、請求書発行日が2020年8月10日、支払期限日が2020年9月30日の請求書を作成する設定となります。

作成される自動請求設定の内容を確認し、画面下部の「上記内容で登録する」ボタンをクリックしてください。

自動請求設定詳細へ」ボタンをクリックし、自動請求設定詳細画面へ遷移します。

以上で、請求書の作成が完了しました。
請求書作成後は、 請求承認依頼を送信し、承認者が承認登録をすることで、請求書を発行することができます。 詳しい承認手順については、請求の承認依頼・承認を登録するをご参照ください。

請求書作成作業のタイミングや、作成したい請求書の内容にあわせて設定してみましょう。

5.表示確認

請求書作成後は、対象の請求情報詳細画面で、発行される請求書の内容を確認することができます。
 想定と異なる内容の請求書が発行されないよう、請求書作成者、請求承認者は承認前に必ずご確認ください。 

PDFの確認方法は、請求書を作ってみよう「5.表示確認」をご参照ください。

出力したPDFを表示してみます。変更前と比べてみると、請求発行日や請求明細行の内容、支払期限月が翌月作成分の内容に変更されています。

変更前
変更後

6.おわりに

本Tipsの他にも、様々な条件に応じた請求書の作成方法を紹介しています。あわせてご確認ください。