自動契約延長設定をおこなう
契約登録時に「自動延長する／●か月」を設定した場合、自動契約延長設定に登録した実行タイミングで、現契約の契約期間が●か月延長されます。また、現契約の実績計画をもとに、延長期間分の実績計画が新たに登録され、延長期間分の実績が自動で生成されます。
自動契約延長設定では、自動契約延長の実行日時や、自動契約延長の実行対象となる契約の条件（契約終了日）を設定します。
自動契約延長設定をおこなう
１．ヘッダーメニューの「システム設定」をクリック後、サイドメニューの「契約設定＞自動契約延長設定」をクリックし、自動契約延長設定画面を開きます。
２．自動契約延長設定画面右上の「編集」ボタンをクリックし、編集画面を開きます。下記を参考に、各項目を編集します。
設定項目
| 項目名 | 設定内容 |
|---|---|
| 名称 | 自動契約延長設定の名称を入力します。 |
| ステータス | 「有効」を設定した場合、後述の「契約延長実行日」「契約延長実行時刻」に設定した日時に、契約延長処理が実行され、契約期間の延長や延長期間分の実績生成がおこなわれます。 |
| 契約延長実行日 契約延長実行時刻 |
契約延長処理を実行する日時を設定します。 実行日には、営業日、または指定日を設定します。 |
| 契約終了日 | 契約終了日が何か月先の契約に対して、契約延長処理を実行するかを選択します。 契約終了日「翌月」を選択した場合、2021年1月には、2021年2月中に契約終了を迎える契約に対して契約延長処理が実行されます。 |
３．「確認」ボタンをクリックし、確認画面を開きます。
４．入力情報を確認し、「登録」ボタンをクリックします。
５．自動契約延長設定画面の「次回自動実行予定」に表示されている日時を確認します。
ステータスを「有効」にした場合のみ、表示されている日時に自動契約延長が実行されます。 また、自動契約延長の実行は、月１回のみとなります。
自動契約延長設定画面の「契約一覧」には、次回自動実行予定のタイミングで、自動契約延長の対象となる契約が表示されます。
自動契約延長の具体例
契約の「自動契約延長」項目に「自動延長する／12か月」が設定されている契約を例に、自動契約延長により、契約がどのように更新されるかを説明します。
なお、自動契約延長では、現契約の内容をもとに自動で契約延長処理をおこないます。
そのため、契約延長の際に、賃料の変更等が必要な場合は、自動契約延長ではなく、契約修正にてご対応ください。契約修正の方法については、契約を修正するをご参照ください。
契約期間（契約開始日／契約終了日）
契約詳細画面の「契約開始日」「契約終了日」は、次のように更新されます。
- 契約開始日： 現契約のまま更新されない
- 契約終了日： 現契約の契約終了日を基準に、自動契約延長に指定した月数後の日付に更新される
例）契約終了日が月末の場合
契約期間が2019/4/1～2020/3/31の場合、12か月の契約延長の結果、2019/4/1～2021/3/31に更新される
例）契約終了日が月中の場合
契約期間が2019/4/15～2020/4/14の場合、12か月の契約延長の結果、2019/4/15～2021/4/14に更新される
契約区画
契約詳細画面の契約区画一覧には、 現契約で契約している各区画の、延長期間分の契約が追加されます。
同一区画が複数登録されている場合には、最新の契約区画データをもとに延長期間分のデータを作成します。
例）契約終了日が月末の場合
2019/4/1～2020/3/31の契約区画がある場合、12か月の契約延長の結果、2020/4/1～2021/3/31の契約区画が追加される
例）契約終了日が月中の場合
2019/4/15～2020/4/14の契約区画がある場合、12か月の契約延長の結果、2020/4/15～2021/4/14の契約区画が追加される
特約
契約詳細画面の特約一覧は、次のように更新されます。
- フリーレント特約： 現契約のまま更新されない
- フリーレント以外の特約： 終了日のみ、契約延長後の契約終了日に更新される
実績計画（期中）
契約詳細画面の実績計画（期中）は、全ての実績計画について、次のように更新されます。
- 開始日： 現契約の契約終了日の翌月1日
- 終了日： 契約延長後の契約終了日
また、自動契約延長による契約の更新は、承認なしでおこなわれるため、 更新後の実績計画に基づいて、自動で実績が生成されます。
例１）現契約の実績計画の終了日が月中の場合
2019/4/15～2020/4/14の実績計画の場合、12か月の契約延長の結果、2020/5/1～2021/4/14に更新される
例２）現契約において、実績計画の期間と契約期間が一致していない場合
2019/4/1～2019/9/30は10万円、2019/10/1～2020/3/31は20万円という段階賃料の実績計画の場合、12か月の契約延長の結果、10万円の実績計画も20万円の実績計画も期間が2020/4/1～2021/3/31に更新される
現契約の実績計画がこの例に当てはまる場合は、実績が重複して生成される可能性がございます。
その場合には、実績の削除、または契約修正にてご対応ください。
その他の契約情報
契約名、および契約締結日は、次のように更新されます。
- 契約名： 現契約の契約名に、『(自動延長登録)』が追加される
例）渋谷ビル マニュアル会社 (区画A) ⇒ 渋谷ビル マニュアル会社 (区画A)(自動延長登録) - 契約締結日： 現契約のまま更新されない