ユーザからのお問い合わせ対応をおこなう
ユーザからのお問い合わせをマイページから受け付けたり、電話等で受け付けた内容を管理画面から登録したりすることで、お問い合わせの対応履歴や対応状況を管理することができます。
お問い合わせ受付から、対応完了までの操作の流れは次のようになります。
STEP１．お問い合わせ受付前の事前準備
STEP１－１．お問い合わせ方法（マイページ）を登録する
お問い合わせ情報には、「お問い合わせ方法」欄があります。
マイページからお問い合わせを登録された時には、自動で設定されます。自動設定される「お問い合わせ方法」は事前に設定しておく必要があります。
システムの基本設定をおこなうを参考に、 システム設定の「お問い合わせ方法（マイページ）」 を設定してください。
STEP１－２．お問い合わせ種別を登録する
お問い合わせに設定するお問い合わせ種別を登録します。お問い合わせ種別に対象ビルを設定することで、対象ビルに入居するユーザのマイページでお問い合わせ種別を選択できるようになります。
また、 通知先スタッフを登録することで、対象のお問い合わせ種別、かつ対象のビルからのお問い合わせ登録時、送信される通知メールが通知先スタッフ宛に届きます。 手順の詳細は、お問い合わせ種別を登録するをご参照ください。
STEP１－３．マイページ権限を確認する
ユーザがマイページからお問い合わせできるように、ユーザのマイページ権限を設定します。
マイページ権限を編集するを参考に、マイページ権限詳細画面の「アクセス許可・禁止」にて 「お問い合わせ」へのアクセスを「可」 にしてください。
ユーザに付与している権限の確認は、ユーザ検索画面のユーザ一覧から確認できます。ユーザ一覧を出力するを参考に、ユーザ一覧から権限をご確認ください。
STEP２．お問い合わせを受け付ける
STEP１の事前準備が完了すると、ユーザはマイページからお問い合わせを登録することができます。
また、スタッフが電話等でお問い合わせを受け付けた場合には、管理画面からお問い合わせを登録することも可能です。管理画面からのお問い合わせの登録については、お問い合わせを登録するをご参照ください。
STEP３．お問い合わせへの対応をおこなう
ユーザがマイページからお問い合わせを登録すると、ユーザ宛・お問い合わせ担当者宛にお問い合わせの受付メールが送信されます。お問い合わせ種別のBM通知が「通知する」の場合、お問い合わせのビルを担当しているBM会社、またはそのビルの担当者にメールが届きます。メールの詳細は、Armadaから送信されるメールを教えてくださいをご参照ください。
受け付けたお問い合わせは、お問い合わせ検索画面から確認できます。お問い合わせの対応ステータスや対応履歴、通知先スタッフも登録できます。手順の詳細は、お問い合わせを登録・編集・出力するをご参照ください。