申請種別を登録・編集する
従来の申請機能をご利用の方は申請種別を登録・編集するをご参照ください。
申請登録時に必要な申請種別を設定します。申請種別ごとに、申請の承認回数の設定、およびフォームのカスタマイズをおこなうことができます。
承認回数の設定については、承認回数を設定するをご参照ください。フォームのカスタマイズについては、フォームをカスタマイズするをご参照ください。
申請種別を登録する
申請種別の登録
１．ヘッダーメニューの「システム設定」をクリック後、サイドメニューの「申請フォーム設定＞申請種別」をクリックし、申請種別検索画面を開きます。
２．下部の申請種別一覧の右端にある「新規登録」ボタンをクリックし、入力画面を開きます。
３．入力画面にて、各項目を設定します。下記を参考に設定値をご入力ください。
設定項目
| 項目名 | 設定内容 |
|---|---|
| 名称 | 申請種別の名称を入力します。 |
| 承認回数 | 申請種別ごとに承認回数を設定します。 |
４．「確認」ボタンをクリックし、確認画面を開きます。
５．入力情報を確認し、「登録」ボタンをクリックします。
対象ビルの設定
対象ビルを設定すると、対象ビルに入居するユーザのマイページ（新規申請画面）で手順１～５で登録した申請種別が選択できるようになります。また、管理画面から申請を登録する際に、物件項目に対象ビルに設定したビルを登録することができるようになります。
６．申請種別詳細画面の対象ビル一覧の右端にある「対象ビル登録」ボタンをクリックし、対象ビル登録画面を開きます。
７．ビル検索にて、ビルの検索条件を指定し、「検索」ボタンをクリックします。
８．下部のビル一覧から、対象にするビルをチェックし、「ビル選択登録」ボタンをクリックします。
検索条件に一致する全てのビルを対象にする場合は、ビル一覧右上の「検索結果一括登録」ボタンをクリックしてください。
９．ビル一覧を確認し、「登録」ボタンをクリックします。
１０．「登録してよろしいですか？」の吹き出しの「はい」ボタンをクリックし、登録を完了します。
通知先設定の設定
１１．申請種別詳細画面の対象ビル一覧から該当のビルの「通知先設定」ボタンをクリックし、通知先設定画面を開きます。
１２．通知先設定画面右上の「編集」ボタンをクリックし、通知先設定編集画面を開きます。
１３．編集画面にて、以下項目を設定します。下記を参考に設定値をご入力ください。
設定項目
| 項目名 | 設定内容 |
|---|---|
| 通知先種別 |
申請登録時の通知対象を設定します。 各種別の通知対象については、通知先対象の設定をご参照ください。 |
１４．「確認」ボタンをクリックし、確認画面を開きます。
１５．編集内容を確認し、「登録」ボタンをクリックします。
通知先対象の設定
「通知種別」の設定によって該当の申請種別、かつ該当のビルからの申請登録時、送信される通知メールの宛先が以下のように変わります。
個別スタッフ：通知対象スタッフの登録で登録したスタッフ
担当グループ：申請のビルが所属する担当グループのスタッフ全員
通知対象スタッフの登録
１．通知先設定画面下部の通知先スタッフ一覧の右端にある「通知先スタッフ登録」ボタンをクリックし、通知先スタッフ登録画面を開きます。
２．通知先スタッフ検索にて、スタッフの検索条件を指定し、「検索」ボタンをクリックします。
３．下部の通知先スタッフ一覧から、通知先に登録するスタッフをチェックし、「通知先スタッフ選択登録」ボタンをクリックします。
検索条件に一致する全てのスタッフを通知対象にする場合は、通知先スタッフ一覧右上の「検索結果一括登録」ボタンをクリックしてください。
４．通知先スタッフ一覧を確認し、「登録」ボタンをクリックします。
５．「登録してよろしいですか？」の吹き出しの「はい」ボタンをクリックし、登録を完了します。
通知先スタッフを一括で登録する場合は、申請種別を編集する「「通知先スタッフ」の編集」の「通知先スタッフを一括で登録する」をご参照ください。
申請種別を編集する
１．ヘッダーメニューの「PM管理」をクリック後、サイドメニューの「申請フォーム設定＞申請種別」をクリックし、申請種別検索画面を開きます。
２．申請種別検索画面にて、申請種別の検索条件を指定し、「検索」ボタンをクリックします。
３．下部の申請種別一覧から、対象の申請の「詳細」ボタンをクリックし、申請種別詳細画面を開きます。
４．編集内容に応じて、次のように編集します。
設定項目
画面上部「申請種別」（申請種別の基本情報）の編集は、次の手順でおこないます。
① 「申請種別」の右上にある「編集」ボタンをクリックします。
② 変更のある項目を編集し、「確認」ボタンをクリックします。
③ 編集内容を確認し、「登録」ボタンをクリックします。
「対象ビル一覧」の編集は、次の手順でおこないます。
対象ビルを追加したい場合
対象ビルの設定の手順にて、追加したいビルを登録します。
対象ビルを削除したい場合
① 対象ビル一覧から、削除したいビルをチェックします。
② 対象ビル一覧下部の「削除」ボタンをクリックします。
③ 削除対象が間違いないことを確認し、「削除」ボタンをクリックします。
④ 「削除してよろしいですか？」の吹き出しの「はい」ボタンをクリックし、削除を完了します。
「通知先スタッフ設定」の編集は、次の手順でおこないます。
通知先スタッフを個別に追加する
通知対象スタッフの登録 の手順にて、追加したいスタッフを登録します。
通知先スタッフを担当グループに設定する
通知先設定の設定 の手順にて、「通知先種別」を担当グループに設定します。
通知先スタッフを一括で追加する
登録する件数が多い場合、一括登録ファイルを使用し、通知先スタッフを一括で登録することができます。
一括登録の手順については、一括登録をおこなうをご参照ください。
一括登録ファイルは、下記を参考に設定値をご入力ください。
設定項目
| 項目名 | 設定内容 |
|---|---|
| 申請種別 | 通知先スタッフを追加する申請種別の名称を入力します。 |
| オーナー名 | 対象ビルのオーナー名を入力します。（※） |
| ビル名 | 対象ビルの名称を入力します。（※） |
| 通知先種別 | 申請登録時の通知対象を設定します。 各種別の通知対象については、通知先対象の設定をご参照ください。 |
| 担当者メールアドレス | 通知先に登録するスタッフのメールアドレスを入力します。 |
（※）申請種別に対象ビルが設定されていない場合は、入力されたオーナー名・ビル名を元に対象ビルが登録されます。個別に対象ビルを設定する手順については、対象ビルの設定をご参照ください。
通知先スタッフを削除する
①通知先スタッフ一覧から、削除したいスタッフをチェックします。
②通知先スタッフ一覧下部の「削除」ボタンをクリックします。
③削除対象が間違いないことを確認し、「削除」ボタンをクリックします。
④「削除してよろしいですか？」の吹き出しの「はい」ボタンをクリックし、削除を完了します。
申請種別を削除する
申請種別を削除すると、申請種別に紐づくフォーム設定が削除されます。
１．ヘッダーメニューの「PM管理」をクリック後、サイドメニューの「申請フォーム設定＞申請種別」をクリックし、申請種別検索画面を開きます。
２．申請種別検索画面にて、申請種別の検索条件を指定し、「検索」ボタンをクリックします。
３．下部の申請種別一覧から、対象の申請種別の「詳細」ボタンをクリックし、申請種別詳細画面を開きます。
４．申請種別詳細画面右上の「削除」ボタンをクリックし、削除画面を開きます。
５．削除対象が間違いないことを確認し、「削除」ボタンをクリックします。
６．「削除してよろしいですか？」の吹き出しの「はい」ボタンをクリックし、削除を完了します。
申請種別の表示順を変更する
１．ヘッダーメニューの「PM管理」をクリック後、サイドメニューの「申請フォーム設定＞申請種別」をクリックし、申請種別検索画面を開きます。
２．下部の右側にある「表示順設定」にて、申請種別をドラッグ＆ドロップで任意の順番に移動します。
３．「表示順設定」下部にある「保存」ボタンをクリックします。